MTZ-audit voorbereiden? Drie aandachtspunten uit de praktijk
Een map vol beleidsstukken, een ingevuld Milieuthermometer Zorg (MTZ)-werkdocument en een heleboel duurzame ambities. Maar ben je daarmee ook klaar voor de MTZ-audit? Dat moet nog blijken. Want een auditor kijkt verder dan de documenten. Wat gebeurt er daadwerkelijk op de locaties? En kunnen betrokken medewerkers vertellen waar de organisatie staat?
Margaret van Valkengoed, adviseur duurzaamheid bij Op Naar Nul, maakte zelf een MTZ-audit mee en is betrokken bij de proefaudits die we voor zorgorganisaties uitvoeren. Ze deelt drie aandachtspunten uit de praktijk.
1. Verzamel het juiste bewijs, niet zoveel mogelijk bewijs
Een goedgevulde documentenmap is niet automatisch een goede voorbereiding. De auditor wil per MTZ-eis kunnen zien dat je aan die eis voldoet.
Margaret kijkt daarom bij proefaudits naar twee dingen: volledigheid en relevantie. Is alles aanwezig wat de eis vraagt? En hoort het aangeleverde bewijs ook daadwerkelijk bij die eis?
Haar advies: maak de informatie goed vindbaar en laat documenten die niet relevant zijn weg. Zo voorkom je onnodig zoekwerk en wordt ook sneller duidelijk welke bewijslast nog ontbreekt.
2. Laat zien wat er op de werkvloer gebeurt
Een duurzaamheidsbeleid op papier is een mooi begin. Maar weten medewerkers op de locaties ook wat de plannen zijn en wat die voor hun werk betekenen?
Tijdens de officiële audit worden niet alleen documenten beoordeeld. De auditor bezoekt ook afdelingen en gaat in gesprek met medewerkers en de bestuurder.
Bij een proefaudit kijkt Margaret daarom ook op locatie of de duurzame doelstellingen terug te zien zijn in de praktijk.
Daarbij is het certificeringsniveau belangrijk. Voor brons is er bij bepaalde eisen nog ruimte voor plannen en beleid. Bij zilver wordt vaker verwacht dat de afspraken ook bekend zijn en worden toegepast op de locaties.
3. Oefen het gesprek met de auditor
Een auditgesprek kan best spannend zijn. Zeker voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de thema’s binnen de MTZ.
Margaret merkt dat mensen tijdens zo’n gesprek soms de neiging hebben om zich te verdedigen. Terwijl dat helemaal niet nodig hoeft te zijn.
Een proefaudit is daarom ook een generale repetitie. Themahouders oefenen met het vertellen van een helder en positief verhaal. Waar stond de organisatie aan het begin? Welke stappen zijn gezet? Wat is al bereikt en wat moet er nog gebeuren?
Je hoeft niet alle duurzaamheidsambities al te hebben gerealiseerd. Wel moet je kunnen aantonen dat je aan de eisen van het gekozen certificeringsniveau voldoet.
“Mensen hebben tijdens een auditgesprek soms de neiging om zich te verdedigen. Terwijl het veel sterker is om te vertellen welke stappen je als organisatie al hebt gezet en wat er nog moet gebeuren.”
Margaret van Valkengoed
Adviseur duurzaamheid bij Op Naar Nul
Goed voorbereid de MTZ-audit in
Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor de officiële audit? Met een proefaudit kijkt Op Naar Nul kritisch mee naar de bewijslast, de praktijk op locatie en de voorbereiding van themahouders.
Zo krijg je inzicht in wat al op orde is, wat nog aandacht vraagt en welke stappen nodig zijn om met een gerust hart de officiële audit in te gaan.
